HSTA - DK2 - Fachplaner für externe Auslagerung und interne Umzugsmaßnahmen von Archivgut

<div class="h3">Art der Leistung:</div> <div class="pre">Umzugsplanung;</div> <div class="h3">Menge und Umfang:</div> <div class="pre">Das Gebäude des damaligen Hessischen Hauptstaatsarchivs wurde in den 1980er Jahren errichtet. Ein Großteil der technischen Anlagen und Bauteile stammt noch aus dem Errichtungsjahr. Das Gebäude hat die Gebäudeklasse 5 und ist ein Sonderbau. Es umfasst ca. 9.300m² Magazinflächen, ca. 1.200m² Büroflächen und einen öffentlichen Bereich mit Eingangshalle, Lese- und Vortragssaal mit ca. 600m². Die Baumaßnahme umfasst die Sanierung der Anlagentechnik, Bauabschnitt 2B inklusive der Erneuerung der Löschanlage. Dabei werden weitreichende Arbeiten in den Gewerken Hochbau, Heizung, Kälteerzeugung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Gebäudeleittechnik und MSR sowie Löschanlagen durchgeführt. Die Ausführung wird voraussichtlich im Frühjahr 2026 starten und im laufenden Archivbetrieb durchgeführt. Das Hauptstaatsarchiv Wiesbaden verfügt über sehr alte und wertvolle Archivbestände im Umfang von ca. 65.000 Regalmetern, davon ca. 40.000 Regalmeter kartoniertes und signiertes Archivgut, ca. 13.000 Regalmeter nicht kartonierte, aber verpackte bzw. voneinander abgrenzbare Einheiten (Ordner, Schnellhefter, Hängeregistratur) sowie Sondermaterialien, wie z.B. Karten, Pläne, Plakate, Urkunden in ca. 655 Alukisten sowie Bilder, Karteien und Mikrofiches in Schränken. Daneben gibt es eine Spezialbibliothek mit ca. 117.000 Buch- und Zeitschrifteneinheiten, die auf ca. 2.000 Regalmetern in einer Fahrregalanlage über drei Etagen untergebracht ist. Für die Ausführung der technischen Sanierungen sind die Magazine abschnittsweise komplett oder in Teilen frei zu stellen. Es wird in Bauabschnitten gearbeitet. Zum derzeitigen Planungsstand wird von 8 Bauabschnitten ausgegangen mit jeweils ca. einem halben Jahr Ausführungszeit. Ein Bauabschnitt umfasst dabei je eines der Hauptmagazine sowie die Seitenmagazine. Die Gesamtausführungszeit umfasst ca. 4 bis 5 Jahre. In den 8 Bauabschnitten werden die Archivalien jeweils einmal aus- bzw. umgelagert und im Anschluss des jeweiligen Bauabschnittes wieder am Herkunftsort eingelagert. Ein mit allen Beteiligten abgestimmter Konzeptansatz liegt vor. Die Konkretisierung und ggf. Anpassung der Planung obliegt dem hier ausgeschriebenen Umzugsplaner. Die Planungsleistung beginnt unmittelbar nach Auftragserteilung. Die zu planenden externen Auslagerungen und internen Umlagerungen sollen bereits ab März 2026 ausgeführt werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur geeignetes und geschultes Fachpersonal einzusetzen, das über einschlägige praktische Erfahrung in der Planung von Umzügen von Archivgut, Bibliotheksgut oder vergleichbarem Umzugsgut verfügt. Weiterhin verpflichtet er sich die Vertraulichkeit, den Datenschutz und den Schutz des Archivguts zu wahren. Die nutzerseitigen, archivarischen Ziele sollen durch die Bautätigkeiten möglichst wenig tangiert werden. Der Archivbetrieb ist unbedingt aufrecht zu halten. Ein fachkundiger Umzugsplaner mit einschlägigen Erfahrungen bei Umzügen im Archivbereich soll auch als Berater hinzugezogen werden, um die gegenseitigen Interessen aufeinander abzustimmen und den Nutzer bei der organisatorischen Vorbereitung zu unterstützen. Der Auftragnehmer soll eine Leistungsbeschreibung erstellen für ein Umzugsunternehmen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Um- und Auslagerungen in verschiedenen Teilabschnitten und über mehrere Jahre verteilt stattfinden werden. Dafür sind folgende Leistungen des Umzugsplaners notwendig: 1. Grundlagenermittlung / Projekteinarbeitung - Prüfung der Aus- und Umlagerungslisten und ggfs. Durchführen von Vor-Ort-Termin zum Abgleich der vorliegenden Unterlagen mit dem Archivbestand - Organisation und Durchführung einer Projektanlaufbesprechung - Erstellung eines Projektstrukturplanes 2. Erstellen der Ausführungsplanung / Umzugsplanung für alle notwendigen internen Umlagerungen und externen Auslagerungen einschließlich Durchführung von monatlichen Besprechungen vor Ort im Hauptstaatsarchiv mit dem Nutzer und monatlichen Besprechungen im LBIH NL West in Wiesbaden mit den Planern 3. Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe 4. Überwachung der Ausführung, Durchführung von Abnahmen der einzelnen Teilabschnitte und Abnahme der Gesamtleistung inkl. Empfehlung der Abnahme für den AG, Fristgerechte Rechnungsprüfung von Abschlags- und Schlussrechnungen und abschließende Dokumentation</div> <div class="h3">Ort der Leistung:</div> <div class="pre">Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden Mosbacher Str. 55 65187 Wiesbaden</div>