Digitalisierung von Bauakten der Kreisverwaltung Germersheim

Die ausgeschriebene Leistung beinhaltet die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung (einschließlich Verscannung) von Papierakten des Bauamts sowie die Rücklieferung der Papierakten und der digitalen Daten für den Import im Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers. Nach der Digitalisierung erfolgt zudem eine vorübergehende Aufbewahrung der Akten bis zum Rücktransport. Es sollen etwa 125.000 Archivakten eingescannt und digitalisiert werden, was etwa 1.700 laufenden Metern entspricht. Die Akten stammen aus dem Zeitraum von ca. 1945 bis heute. Aktuell befinden sich davon ca. 4.000 bis 4.500 Akten in laufender Bearbeitung. Die Zahl der Akten kann variieren, da noch nicht absehbar ist, wann keine neuen Papierakten mehr angelegt werden. Ca. 12.000 Bauakten befinden sich im Hauptgebäude der Kreisverwaltung Germersheim. Ca. 113.000 Akten sind im Goethe-Gymnasium untergebracht. Beim Scanvorgang ist der aktuelle Stand der Technik anzuwenden. Die technische Grundlage bildet dabei die TR ResiScan (siehe BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen). Vor Abgabe eines Angebots ist eine Besichtigung der Akten zwingend erforderlich.